Portaria 671 Controle de Ponto Eletrônico

A Portaria n° 671 do Ministério Público do Trabalho, apresentou novidades para o registro eletrônico de ponto e substituiu duas outras portarias a 373 e a 1510.

A Portaria traz em sua seção como tratar do registro de ponto dos funcionários, com previsões como devem funcionar os registros eletrônicos e regras para os manuais e mecânicos.

A Portaria defini 3 tipos de REP, sendo eles:

• REP- C ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO CONVENCIONAL)

É o equipamento eletrônico usado para a marcação do ponto que imprimi comprovante de registro. Nesse sistema, as marcações feitas não são apagadas e o Certificado pelo INMETRO é obrigatório.

Os requisitos específicos previstos na Portaria são:

• Sempre deve estar no local da prestação do serviço;

• Disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

• Somente empregados da mesma empresa devem usar;

Observação: Os fabricantes de registrador eletrônico de ponto (REP) deverão se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Previdência e solicitar o registro de cada um dos modelos que produzirem.

Deverá apresentar

• Avaliação de conformidade, conforme Portaria n°4/2022 (art. 90 da Portaria 671); e

• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade , conforme modelo publicado no portal.gov.br.

• Atender os requisitos do anexo VIII, conforme Portaria n°1.486/2022.

• REP- A ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO ALTERNATIVO)

É o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.

A Portaria 671 substituiu a 373 e criou o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, denominado REP-A.

Da mesma forma como era definido na Portaria 373, o REP-A só pode ser utilizado quando autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

O equipamento deve registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador e não deve permitir alteração desses registros.

Como também não pode permitir a restrição de horários para a marcação do ponto.

Deverá gerar o Arquivo Fonte de Dados – AFD, conforme modelo disponibilizado no portal.gov.br

, deve contém assinatura eletrônica que deve ser atribuída às saídas geradas pelo REP.

• REP- P ( REGISTRO ELETRÔNICO DE PONTO VIA PROGRAMA)

Novo conceito criado pela Portaria 671 composto pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI.

O REP-P é o programa (software) utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Deverá emitir o comprovante de registro de ponto do trabalhador, impresso ou em formato eletrônico, por meio de um arquivo PDF.

As assinaturas eletrônicas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

O REP-P deve ter acesso a um meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro de Ponto – ARP.

Na ARP são gravadas operações de inclusão, exclusão ou alteração de dados, ajuste de relógio, eventos sensíveis e marcações de ponto.

Os dados armazenados na ARP não devem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente, pelo prazo mínimo legal.

O coletor de marcação pode ser um equipamento, dispositivo físico ou software, capaz e receber e transmitir para o REP-P informações referentes às marcações de ponto.

Para enquadrar no REP-P deve atender os requisitos do anexo IX, conforme Portaria n°1.486/2022

Seja qual for o modelo a ser utilizado REP-C, REP-A ou REP-P deverá registrar corretamente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer tipo de intervenção que venha a adulterar a jornada de trabalho.

Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme modelo disponibilizado no portal.gov.br

No caso de REP-C, o Arquivo Fonte de Dados deve ser gravado em dispositivo externo de memória, por meio de porta de saída padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, de uso exclusivo pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.

 No caso de REP-A e REP-P, o Arquivo Fonte de Dados será gerado a partir dos dados armazenados na ARP e a assinatura eletrônica deve ser atribuída às saídas geradas pelo REP.

De acordo com a portaria, o empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

A Portaria 671 menciona que o programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados e deve gerar os;

• O Relatório Espelho de Ponto Eletrônico; e

• O Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme modelo disponibilizado no portal.gov.br.

Observação: O Programa de Tratamento de registro de Ponto deve gerar o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo de Jornada (AEJ). Somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais.

O arquivo AEJ é uma nova exigência da Portaria 671, ele veio substituir os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de jornada para Efeitos Fiscais).

O AEJ deve ser gerado pelo programa de tratamento de ponto para todos os tipos de sistema utilizados.

Nesse arquivo estarão as informações do tipo de sistema eletrônico de ponto, todos os empregados, horário contratual, os registros, ausências, banco de horas e dados do programa de tratamento, conforme modelo.

Assinatura Eletrônica do AEJ

O art. 85 da portaria menciona: “O empregador deverá disponibilizar os arquivos eletrônicos gerados e relatórios emitidos pelo programa de tratamento de registro de ponto ao Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias, a critério deste.”

O art. 86 estabelece que: “A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.”

Em 19/12/2022, foi publicada a PORTARIA MTP Nº 4.198 inserindo duas seções neste artigo cujo o § 2º esclarece que a assinatura eletrônica do arquivo AEJ pode ser realizada pelo o Desenvolvedor do Software ou Empregador (responsável pelos dados inseridos e gerados).

Dessa forma, a TOTVS entende que é responsável para que a geração do AEJ esteja disponível em seu produto e contemple toda estrutura estabelecida no layout conforme definido conforme modelo publicado.

A ação de input dos dados e processos de tratamento das marcações que serão impressos  no momento da geração do AEJ, é de responsabilidade do Empregador. Sendo assim a assinatura Digital  é de sua responsabilidade comprovando a originalidade dos dados impressos no arquivo. E não da TOTVS.

O Arquivo Fonte de Dados (AFD) é um relatório que mostra todos os pontos batidos pelos colaboradores e é um dos documentos que a fiscalização do trabalho precisa ter. Geralmente, o fiscal do trabalho utiliza o AFD para realizar a avaliação das rotinas de jornada de trabalho das empresas.

Não é possível, no entanto, apagar ou alterar os dados contidos no arquivo AFD e as informações a respeito dos pontos batidos não são classificadas, ou seja, não há discriminação entre horários de entrada, intervalo e saída, nem aplicação das regras da jornada de trabalho dos colaboradores. De forma geral, o arquivo AFD reúne os dados “brutos” da marcação de ponto dos funcionários.

Conforme Portaria N° 1.486/2022 todos os tipos de REP deve gerar o AFD, conforme layout disponível no portal.gov.br

Assinatura Eletrônica AFD

O art. 88 da portaria menciona “As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, constituindo-se em assinaturas eletrônicas qualificadas, nos termos da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020.”

Dessa forma o arquivo AFD gerado pelo Rep-P ou Rep – A deve ser assinado pelo fabricante/desenvolvedor do REP, utilizando seu certificado digital válido e emitido no âmbito da ICP-Brasil.

Para cliente que utiliza a solução Clock-in ou Meu RH, para assinar digitalmente o arquivo AFD (Arquivo de Fonte de Dados) deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Entrar em contato com os canais de atendimento da TOTVS, por meio do Central de Atendimento TOTVS, opção CST – Central de Serviços TOTVS, ou telefone 011 4003 0015, opção 4, sub opção 9.  Caso não tenha acesso aos nossos canais de atendimento, entre em contato com o telefone 11 4003 0015, opção 7.
2. Deverá utilizar o template abaixo para abertura do ticket:
   • Assunto: Assinatura Digital dos arquivos fiscais da Portaria 671
   • Descrição: 
     • Produto: TOTVS Meu RH , ou TOTVS RH Clockin ( Aqui identificar qual solução utiliza)
     • Data da Extração: 18/01/23
     • Solicitação: Assinatura digital do(s) arquivo(s) AFD111111_A_02.pdf
   • Anexar os arquivos AFD que foram gerados pelo ERP TOTVS no formato PDF.
   • Anexar o termo de responsabilidade ABAIXO, garantindo que o arquivo gerado não tem nenhuma alteração com relação ao que foi extraído pelo ERP TOTVS

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é uma exigência para todos os tipos de REP e para o Programa de Tratamento de Ponto.

O fabricante e desenvolvedores de Software deve fornecer o documento para a empresa usuário comprovando que o sistema ou equipamento utilizado está em conformidade com a portaria 671, conforme modelo. 

Os documentos foram padronizados e têm exigências não previstas anteriormente. O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido para atender a Portaria nº 1.510/2009 continuará válido até o fornecimento do novo atestado.

O documento será em arquivo PDF e assinado digitalmente, esse é um documento que pode ser solicitado nas fiscalizações.

A Portaria n° 1.486/2022 revogou os modelos disponilizados pela Portaria n°671/2021.

Na página de perguntas e respostas da Portaria n° 671 esclarece que os Termos disponibilizados pela Portaria n°1510/2009 continuará válido até o fornecimento do novo.

A Portaria n°671/2021, estabelece o prazo de um ano (08/11/2022) para que os programas de tratamento de registro de ponto sejam adequados às novas exigências.

No dia (21/12/2022), foi publicada a Portaria n° 4.198/2022, que esclarece sobre o artigo 86, que trata sobre a assinatura eletrônica e entra em vigor em 01 de janeiro de 2023.

Preparamos para você o Comparativo das Portarias  – Controle de Jornada eletrônico.

Baixe e fique por dentro!

O Decreto n° 10.854/2021 e a Portaria n° 671/2021 trouxeram nova regulamentação sobre o registro eletrônico de controle de jornada.

O Decreto já está em vigor e itens da Portaria começaram a valer a partir do dia  10/02/2022.

Para ajudar as empresas a Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT) preparou uma página centralizadora com alguns esclarecimentos sobre o tema, clique aqui.

Separamos as perguntas e respostas publicadas da Portaria n° 671/2021, mais relevantes para você baixar e ficar por dentro.

Todos os anos a TOTVS  realiza eventos que auxiliam na entrega com sucesso das principais obrigações , e esse ano não será diferente.

Pensando nisso, a TOTVS irá  promover o TOTVS Responde  para apresentar as mudanças com a entrada da Portaria 671, não fique de fora.

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