INFORMAÇÕES GERAIS
A DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – é uma obrigação anual que deve ser entregue à Receita Federal por pessoas físicas e jurídicas. Como uma das várias obrigações tributárias exigidas pelo fisco, a DIRF garante que empresas e cidadãos estejam em conformidade com a legislação tributária. Por isso, é essencial entender como cumprir corretamente essa exigência.
A DIRF tem como objetivo combater a sonegação de impostos, detalhando os pagamentos feitos a empregados residentes no Brasil. Essa obrigação informa à Receita Federal todas as transações realizadas por cidadãos e empresas no ano anterior que envolvem imposto retido na fonte.
Esses dados são comparados com outras declarações, como o IRPF e DMED, permitindo à Receita identificar possíveis inconsistências e verificar a existência de sonegação de tributos. Por isso, é fundamental que você preste atenção em cada informação incluída nas suas declarações, evitando problemas futuros com o fisco.
A IN RFB nº 1.990/2020 dispõe sobre a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) a partir do ano calendário 2020.
As pessoas físicas e as seguintes pessoas jurídicas estão obrigadas a apresentar a DIRF, caso tenham pago ou creditado rendimentos sujeitos à retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), mesmo que em apenas um mês do ano calendário a que se referir a declaração, por si ou como representantes de terceiros, incluindo:
- Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil, inclusive as imunes e as isentas;
- Pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/1964;
- Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
- Empresas individuais;
- Caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
- Titulares de serviços notariais e de registro;
- Condomínios edilícios;
- Instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos; e
- Órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário;
As seguintes pessoas físicas e jurídicas, ainda que não tenha havido retenção do imposto:
- Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal enumerados nos incisos do caput do art. 3º da norma em referência que efetuaram pagamento às entidades imunes ou às isentas de que tratam os incisos III e IV do art 4º da IN RFB nº 1.234/2012 da pelo fornecimento de bens e serviços;
- Os candidatos a cargos eletivos, inclusive vices e suplentes; e
- As pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no País que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, de valores referentes a:
- Aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos;
- Royalties, serviços técnicos e de assistência técnica;
- Juros e comissões em geral;
- Juros sobre o capital próprio;
- Aluguel e arrendamento;
- Aplicações financeiras em fundos ou em entidades de investimento coletivo;
- Carteiras de valores mobiliários e mercados de renda fixa ou renda variável;
- Fretes internacionais;
- Previdência complementar e Fundo de Aposentadoria Programada Individual (Fapi);
- Remuneração de direitos;
- Obras audiovisuais, cinematográficas e videofônicas;
- Lucros e dividendos distribuídos;
- Cobertura de gastos pessoais, no exterior, de pessoas físicas residentes no País, em missões oficiais ou em viagens de turismo, negócios, serviço ou treinamento;
- Rendimentos referidos no art . 1º do Decreto nº 6.761/2009, que tiveram a alíquota do Imposto sobre a Renda reduzida a zero, exceto no caso dos rendimentos específicos mencionados no § 4º do mesmo artigo;
Demais rendimentos considerados como rendas e proventos de qualquer natureza, na forma prevista na legislação específica;
- As pessoas físicas e jurídicas na condição de sócio ostensivo de Sociedade em Conta de Participação (SCP);
- As pessoas jurídicas que tenham efetuado retenção, ainda que em um único mês do ano calendário a que se referir a declaração, da Contribuição Social sobre o Lucro (CSL), da Cofins e da contribuição para o PIS-Pasep incidentes sobre pagamentos efetuados a outras pessoas jurídicas, nos termos do § 3º do art 3º da Lei nº 10.485/2002 , e dos arts. 30, 33 e 34 da Lei nº 10.833/2003.
A DIRF 2025 deverá ser apresentada exclusivamente pela Internet, até as 23h59min59s (horário de Brasília) do dia 28 de fevereiro de 2025, por meio do programa Receitanet, disponível no site da Receita Federal. Observa-se que, com exceção das pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, a assinatura digital da declaração é obrigatória, utilizando certificado digital válido.
Em caso de extinção decorrente de liquidação, incorporação, fusão ou cisão total realizada no ano calendário de 2024, a pessoa jurídica deverá apresentar a DIRF referente ao ano da extinção (2024) até o último dia útil do mês subsequente ao evento. No entanto, se o evento ocorrer no mês de janeiro de 2024, a DIRF poderá ser entregue até 31 de março de 2025.
No caso de saída definitiva do Brasil ou encerramento de espólio no ano calendário de 2024, a DIRF 2023, referente à fonte pagadora pessoa física, deverá ser apresentada conforme os seguintes prazos:
✔ Saída definitiva do país: até a data da saída permanente;
✔ Saída temporária do país: no prazo de até 30 dias após a pessoa física completar 12 meses consecutivos de ausência, momento em que a saída será considerada definitiva.
Para o encerramento de espólio no ano calendário de 2025, a DIRF deverá ser apresentada dentro do mesmo prazo estabelecido para as pessoas jurídicas em situação especial, referente à DIRF 2025.
Entregar a declaração não é um processo complicado. O contribuinte deve utilizar o PGD DIRF 2025 – Programa Gerador da Declaração, sistema específico da Receita Federal, para cumprir essa obrigação. Dessa forma, o processo é automatizado, tornando a tarefa mais simples e eficiente.
Todas as empresas são obrigadas a utilizar um Certificado Digital para realizar a declaração. Esse certificado funciona como uma assinatura virtual, garantindo a autenticidade e a legalidade do procedimento.
As pessoas obrigadas a apresentar a Dirf deverão informar, além dos beneficiários cujos rendimentos tenham sofrido retenção de IRRF, CSLL, PIS ou Cofins, todos os beneficiários de rendimentos, ainda que não tenham sofrido retenção na fonte do imposto sobre a renda:
- do trabalho assalariado, quando o valor pago durante o ano calendário for igual ou superior a R$ 28.559,70 (vinte e oito mil, quinhentos e cinquenta e nove reais e setenta centavos), inclusive o
décimo terceiro salário; - do trabalho sem vínculo empregatício, de aluguéis e de royalties, quando o valor pago durante o ano calendário for superior a R$ 6.000,00 (seis mil reais), ainda que não tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda;
- de previdência complementar e de planos de seguros de vida com cláusula de cobertura por sobrevivência – Vida Gerador de Benefício Livre (VGBL), pagos durante o ano-calendário, ainda que
não tenham sido objeto de retenção na fonte do imposto sobre a renda; - auferidos por residentes ou domiciliados no exterior, inclusive nos casos de isenção e de alíquota zero, de que trata a alínea “c” do inciso II do art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.990, de
18 de novembro de 2020, cujo valor total anual tenha sido igual ou superior a R$ 28.559,70 (vinte e oito mil, quinhentos e cinquenta e nove reais e setenta centavos); - remetidos por pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no País para cobertura de gastos pessoais, no exterior, de pessoas físicas residentes no País, em viagens de turismo,
negócios, serviço, treinamento ou missões oficiais, bem como do respectivo IRRF, cujo valor total anual tenha sido igual ou superior a R$ 28.559,70 (vinte e oito mil, quinhentos e cinquenta e nove reais e setenta centavos);
Se você tiver dúvidas sobre o que deve ser declarado na DIRF, seja em suas atividades como pessoa física ou jurídica, consulte a seção de perguntas e respostas disponibilizada pela Receita Federal para assegurar o correto cumprimento das suas obrigações tributárias
Para acompanhar se a DIRF foi entregue corretamente, siga os seguintes passos:
1. Acesse o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte):
Entre no site da Receita Federal (www.gov.br/receitafederal) e faça o login no e-CAC usando seu CPF/CNPJ e código de acesso ou certificado digital.
2. Verifique a Situação da DIRF:
Dentro do e-CAC, busque pela opção de “Declarações e Demonstrativos” e selecione “DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte”.
O sistema mostrará se a sua DIRF foi entregue, com a data de transmissão e o recibo de entrega.
3. Verifique o Recibo de Entrega:
Se a DIRF foi transmitida corretamente, você poderá baixar o recibo de entrega. Esse recibo confirma que a declaração foi recebida pela Receita Federal.
4. Acompanhe Avisos de Irregularidades:
Caso haja algum erro na entrega da DIRF, a Receita Federal enviará notificações através do e-CAC ou por meio do Domicílio Tributário Eletrônico, se habilitado.
Se você tiver qualquer dúvida ou precisar corrigir a DIRF, pode fazer uma retificação diretamente pelo PGD DIRF, enviando uma nova versão da declaração. Acompanhar a situação da DIRF no e-CAC é o método mais direto e seguro para garantir que sua obrigação foi cumprida corretamente.
Após a entrega da DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), existem algumas etapas importantes a serem seguidas para garantir que você está em conformidade com suas obrigações tributárias:
1. Obtenha o Recibo de Entrega
Verifique se a DIRF foi recebida corretamente pela Receita Federal, acessando o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) ou conferindo o recibo de entrega no programa utilizado (Receitanet ou PGD DIRF).
O recibo de entrega é um documento que confirma que a declaração foi submetida corretamente. Guarde-o para eventuais comprovações ou auditorias.
2. Verifique se há Pendências ou Erros
A Receita Federal pode apontar inconsistências ou pendências na DIRF. Caso isso aconteça, você será notificado.
Se houver erros ou omissões, será necessário retificar a declaração. Para isso, você deve submeter uma nova DIRF corrigida, utilizando o mesmo programa (PGD DIRF), e selecionar a opção de “retificação”.
3. Guarde os Comprovantes
Mantenha todos os documentos e comprovantes que sustentam as informações declaradas na DIRF, como comprovantes de pagamentos, retenções de imposto, etc.
É importante manter esses registros por pelo menos 5 anos, pois a Receita Federal pode solicitar esses documentos em caso de fiscalização.
4. Acompanhe Possíveis Notificações
Fique atento a notificações da Receita Federal, tanto no e-CAC quanto no Domicílio Tributário Eletrônico, caso tenha configurado.
Se houver necessidade de ajuste ou se a Receita Federal identificar alguma irregularidade, você será notificado e terá um prazo para regularizar a situação.
5. Realize o Pagamento de Impostos, se Necessário
Se a DIRF indicar que há impostos a pagar (no caso de valores de IR retido na fonte não pagos), é importante efetuar o pagamento no prazo para evitar juros e multas.
Verifique também se há obrigações acessórias ou contribuições adicionais que precisem ser cumpridas.
6. Comunique Alterações na Estrutura da Empresa ou Situação Fiscal
Caso a declaração tenha sido feita em nome de uma pessoa jurídica e haja mudanças na estrutura da empresa, como extinção, fusão ou alteração de CNPJ, a DIRF pode precisar ser ajustada ou uma nova declaração pode ser necessária para o ano seguinte.
7. Acompanhe o Fechamento do Exercício
Caso a DIRF esteja relacionada a pagamentos de rendimentos ao longo de um exercício fiscal, acompanhe também o fechamento dessas obrigações no Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) e outras declarações anuais.
O Informe de Rendimentos não é regulamentado por uma única lei específica, mas sim por uma série de normas tributárias, que determinam a obrigação das fontes pagadoras de fornecer esses informes aos seus beneficiários. Aqui estão as principais legislações que tratam do Informe de Rendimentos:
- Lei nº 7.713, de 22 de dezembro de 1988 (Lei do Imposto de Renda)
- Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 11 de janeiro de 2012
- Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996
A obrigatoriedade do Informe de Rendimentos surge da necessidade de garantir que o Imposto de Renda seja apurado corretamente, tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas. As fontes pagadoras devem fornecer as informações detalhadas sobre os rendimentos pagos e os impostos retidos durante o ano, de forma que o contribuinte tenha os dados necessários para preencher sua declaração de forma adequada.
A Declaração Pré-preenchida é uma funcionalidade oferecida pela Receita Federal que facilita o preenchimento da Declaração de Imposto de Renda (IR) para os contribuintes. Ela já contém algumas informações automaticamente preenchidas, com base em dados fornecidos por fontes externas, como empregadores, instituições financeiras e a Receita Federal. Isso ajuda a evitar erros, acelera o processo e torna a declaração mais prática.
Como Funciona a Declaração Pré-preenchida?
Quando o contribuinte acessa a Declaração de Imposto de Renda pelo e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) ou pelo programa da Receita Federal, ele pode optar pela declaração pré-preenchida, que já traz alguns dados como:
- Informações de rendimentos: como salários, aposentadorias, pensões e outros rendimentos informados por fontes pagadoras (empregadores, bancos, etc.);
- Impostos retidos na fonte: valores de IR que já foram descontados diretamente dos rendimentos;
- Contribuições à previdência: valores pagos ao INSS, por exemplo;
- Dados de despesas com educação e saúde: se os recibos e comprovantes já estiverem registrados no sistema da Receita Federal (no caso de dependentes e do contribuinte);
- Outras informações: como rendimentos de investimentos, rendimentos de aluguéis, entre outros.
- Esses dados são fornecidos pelas fontes pagadoras e instituições financeiras por meio de Informes de Rendimentos e outras declarações entregues à Receita Federal.
A Declaração Pré-preenchida facilita o preenchimento da Declaração de Imposto de Renda ao utilizar dados fornecidos pelas fontes pagadoras diretamente à Receita Federal. No entanto, ela não substitui a obrigação das fontes pagadoras de entregar o Informe de Rendimentos aos seus beneficiários.
Todos os anos, a Receita Federal do Brasil disponibiliza, por meio de Ato Declaratório Executivo COFINS, o leiaute do arquivo para a transmissão da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).
Esse leiaute define os campos, registros e formatos dos arquivos que devem ser utilizados para o preenchimento ou importação dos dados no PGD – Programa Gerador da DIRF 2025, garantindo a correta entrega da declaração e a conformidade com as exigências fiscais.
A TOTVS disponibiliza o leiaute da DIRF 2025 em EXCEL para lhe auxiliar:
As empresa ou pessoas físicas que não entregar a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal, ela estará sujeita a algumas penalidades e consequências legais, entre as quais se destacam:
1. Multa por Atraso na Entrega
A empresa poderá ser multada por não apresentar a DIRF dentro do prazo. A multa é de:
- 2% ao mês ou fração de atraso, sobre o valor total do imposto devido (imposto retido na fonte).
- A multa pode ser de no mínimo R$ 200,00 para empresas optantes pelo Simples Nacional, e de no mínimo R$ 500,00 para as demais empresas.
- O valor da multa pode alcançar até 20% do imposto devido.
2. Impedimento de Regularização de Situação Fiscal
A empresa poderá ter dificuldades em regularizar sua situação fiscal junto à Receita Federal, o que pode impactar a emissão de certidões negativas de débito e a participação em processos licitatórios ou obtenção de financiamentos.
3. Irregularidade no CPF dos Empregados
Se a DIRF não for entregue, pode haver a irregularidade no CPF dos empregados que receberam rendimentos e tiveram imposto retido na fonte. Isso pode afetar o acesso a benefícios, como a Declaração de Imposto de Renda dos próprios empregados.
4. Suspensão de Benefícios Fiscais
Se a empresa não entregar a DIRF, ela poderá perder benefícios fiscais e isenções, uma vez que o não cumprimento das obrigações fiscais implica em sanções que podem afetar o planejamento tributário da empresa.
5. Riscos de Auditoria e Fiscalização
A não entrega da DIRF também aumenta o risco de a empresa ser auditada ou chamada para fiscalização pela Receita Federal, o que pode resultar em ajustes nos valores devidos e imposição de outras multas.
6. Impedimento de Certificados de Regularidade
Em alguns casos, a empresa pode ter dificuldades para obter ou renovar certificados de regularidade necessários para a participação em atividades comerciais ou contratuais.
7. Possibilidade de Ser Considerada Irregular
A empresa pode ser considerada em situação irregular perante a Receita Federal, o que pode resultar em complicações legais e administrativas adicionais.
Em 2023, a Medida Provisória 1.171/2023 trouxe mudanças significativas no cálculo do Imposto de Renda, tanto para as deduções legais quanto para a dedução simplificada, além de reajustar a tabela do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), com as alterações vigentes a partir daquele ano.
Uma nova sistemática de cálculo foi instituída, que inclui um desconto simplificado. Esse desconto corresponde a 25% do valor máximo da faixa com alíquota de 0% na tabela progressiva mensal, permitindo um abatimento direto na base de cálculo do imposto.
A fonte pagadora é responsável por aplicar essa nova metodologia de cálculo nos casos de empregados. Para determinar a opção mais vantajosa para o contribuinte, é essencial comparar o valor do Imposto de Renda a ser recolhido utilizando as deduções legais com o cálculo que aplica a dedução simplificada.
Até 2024, o desconto simplificado era R$ 564,80.
Instrução Normativa nº 1.500/2014 (Atualizada pela IN nº 2.141/2023
(…)
Art. 52. A base de cálculo sujeita à incidência mensal do IRRF é determinada mediante a dedução das seguintes parcelas do rendimento tributável:§ 3º Alternativamente às deduções previstas no caput, a fonte pagadora utilizará desconto simplificado mensal, correspondente a 25% (vinte e cinco por cento) do valor máximo da faixa com alíquota de 0% (zero por cento) da tabela progressiva mensal, caso seja mais benéfico ao contribuinte, dispensadas a comprovação da despesa e a indicação de sua espécie.
(…)
Deduções Legais
- Contribuição previdenciária: Na determinação da base de cálculo sujeita à incidência mensal do imposto sobre a renda, poderão ser deduzidas as contribuições para a Previdência Social
- Dependentes: Na determinação da base de cálculo sujeita à incidência mensal do imposto sobre a renda, poderá ser deduzida do rendimento tributável aquantia, por dependente, de R$189,59 a partir do mês de abril de2015.
- Pensão alimentícia: Na determinação da base de cálculo sujeita à incidência mensal do imposto sobre a renda, poderá ser deduzida o valor de pensão alimentícia, quando em cumprimento de decisão judicial.
- Previdência privada: Na determinação da base de cálculo sujeita à incidência mensal do imposto sobre a renda, poderão ser deduzidas as contribuições para as entidades de previdência privada.
Declaração da DIRF
As deduções legais às quais porventura o beneficiário tenha direito também deverão ser informadas, ainda que não tenham sido utilizadas para fins de determinação da base de cálculo mensal do IRRF.
O Desconto Simplificado Mensal não deve ser informado caso não tenha sido utilizado. Uma vez que o declarante informe o Desconto para determinado mês, será considerado que a apuração do IRRF foi calculada com a aplicação do mesmo em substituição às deduções de que trata o caput do Art. 4º da Lei nº 9.250, de 1995.
Perguntas e Respostas – DIRF 2025
A Instrução Normativa RFB nº 2.181, publicada em 15 de março de 2024, altera a Instrução Normativa RFB nº 2.043, de 12 de agosto de 2021, que trata da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).
Essa alteração modifica as regras para a prestação de informações relativas a retenções de impostos e outras informações fiscais, com foco em como as obrigações de retenção de tributos (como IRRF, PIS, COFINS, entre outros) devem ser informadas pelos contribuintes à Receita Federal. A EFD-Reinf é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem o objetivo de simplificar a obrigação fiscal das empresas ao centralizar e automatizar a entrega de dados de retenção e pagamentos.
A modificação trazida pela Instrução Normativa nº 2.181/2024 implica em ajustes no preenchimento e envio da EFD-Reinf e estabelece como a DIRF será gradualmente substituída por essas obrigações acessórias, principalmente o eSocial e o REINF, a partir de 2025.
