Reforma Tributária: Segmento Distribuição

O setor de Distribuição é responsável por garantir que produtos e mercadorias cheguem do ponto de produção até o consumidor final ou pontos de venda. Ele envolve toda a cadeia de atividades relacionadas ao armazenamento, manuseio, transporte e entrega dos bens, além da gestão de estoques e canais de comercialização.

Dessa forma, o segmento de distribuição abrange o conjunto de operações que asseguram a disponibilidade dos produtos no lugar certo, na quantidade adequada e no momento oportuno, com foco direto na movimentação e fluxo de mercadorias até os clientes finais ou varejistas.

Embora os termos Distribuição  e Logística estejam intimamente relacionados e muitas vezes usados como sinônimos, há diferenças importantes entre eles:

Assim, a Distribuição  pode ser vista como uma função estratégica dentro da logística, concentrando esforços para que o produto esteja disponível para o consumidor no local e tempo corretos envolvendo um conjunto de atividades que exigem estrutura, planejamento, gestão e tecnologia. Os principais elementos que compõem o segmento são os seguintes:

Gestão de Estoques: Manter  o controle eficaz dos estoques é uma das funções centrais da distribuição. Os distribuidores adquirem produtos em grandes volumes e os armazenam até que sejam revendidos aos clientes. Essa gestão inclui monitoramento de entradas e saídas de mercadorias,  previsão de demanda para evitar faltas ou excessos, organização do armazenamento para facilitar o acesso e a movimentação, controle de validade, lote e rastreabilidade em segmentos como alimentos e medicamentos.

Armazenagem e Centros de Distribuição: As mercadorias precisam ser armazenadas de forma segura e estratégica, e para isso, os distribuidores contam com centros de distribuição (CDs), galpões ou depósitos. Esses espaços são planejados para maximizar o uso do espaço físico, minimizar perdas e avarias, facilitar a separação e preparação de pedidos e aumentar a velocidade de expedição dos produtos.

Separação e Expedição de Pedidos: Após a venda, o setor de distribuição é responsável pela separação  dos produtos, preparação das cargas e expedição ao cliente. Essa etapa exige agilidade e precisão, para garantir entregas completas e dentro do prazo.

Transporte e Entregas: O transporte é uma das atividades mais visíveis da distribuição. Ele pode ser realizado com frota própria, terceirizada ou por meio de operadores logísticos. É papel do distribuidor definir rotas e prazos de entrega, garantir a integridade dos produtos durante o transporte e cumprir exigências legais e fiscais, como emissão de documentos e controle de carga.

Relacionamento com Clientes e Fornecedores: O distribuidor atua como elo entre as pontas da cadeia, prestando suporte técnico e comercial, garantindo a reposição de produtos e negociando prazos e condições. Esse relacionamento envolve atendimento a pedidos e dúvidas, suporte em pós-venda, análise de comportamento de consumo para reposição assertiva e gestão de contratos e acordos comerciais.

Tecnologia e Automação: Atualmente, o setor de distribuição depende fortemente de sistemas de gestão integrados (ERP), automação de armazéns, WMS (Warehouse Management System) e outras soluções tecnológicas que permitem monitoramento de  estoques em tempo real, integração de  pedidos e faturamento, otimizaçaõ de rotas de entrega e geração de  relatórios de desempenho e vendas.

Empresas do setor de distribuição são, em geral, intermediárias comerciais que compram produtos de fabricantes ou importadores para revendê-los, sem alteração substancial no produto. Elas não transformam as mercadorias, mas muitas vezes agregam valor por meio de serviços logísticos, armazenagem, fracionamento, atendimento regionalizado e relacionamento com o varejo.

Dentre os principais tipos de empresas que atuam nesse segmento, destacam-se:

Essas empresas operam com margens ajustadas, priorizando eficiência logística, gestão de estoque e escala operacional como diferenciais competitivos. A importância do setor de distribuição vai além da movimentação de produtos, visto que, o mesmo gera milhões de empregos diretos e indiretos em todo o país,  contribui para o desenvolvimento regional, ao abastecer áreas menos acessíveis; viabiliza o crescimento de pequenos varejistas, oferecendo acesso facilitado a produtos e auxilia na formação de preços ao consumidor final, por meio da eficiência operacional.

Além disso, por movimentar grandes volumes e atuar em diversas frentes da economia (alimentícia, farmacêutica, automotiva etc.), o setor tem peso significativo no PIB nacional.

Atualmente, além dos tributos diretos , que são aqueles que o contribuinte  pode pagar diretamente ao fisco,  tais como, Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e  Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), as empresas do setor de distribuição também estão sujeitas a diversos tributos indiretos, ou seja, tributos embutidos nas operações de compra e venda de mercadorias ou na prestação de serviços acessórios.

Esses tributos indiretos compõem uma parcela significativa da carga tributária do setor e exigem grande atenção na apuração e no cumprimento de obrigações acessórias. Os principais são:

Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): Trata-se do principal tributo estadual incidente sobre a circulação de mercadorias. No setor de distribuição, o ICMS é especialmente relevante, pois afeta diretamente as operações de compra e revenda. Suas regras variam entre os estados e envolvem complexidades como substituição tributária, benefícios fiscais regionais e gestão de créditos apropriáveis.

Programa de Integração Social (PIS): Tributo federal incidente sobre a receita bruta. As distribuidoras podem estar sujeitas ao regime cumulativo (sem direito a créditos) ou ao regime não cumulativo (com possibilidade de abatimento de créditos), dependendo do regime tributário adotado. A correta classificação e apropriação de créditos é fundamental para reduzir o impacto financeiro.

Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS): Assim como o PIS, a COFINS também incide sobre as receitas  por meio dos regimes citados e  é utilizada para financiar os benefícios do trabalhador brasileiro;

Imposto Sobre Serviços (ISS): Embora o setor de distribuição seja predominantemente voltado à comercialização de mercadorias, o ISS pode incidir sobre serviços acessórios, como armazenagem, manuseio, transporte interno, entre outros. Esse tributo é de competência dos municípios e possui alíquotas que variam entre 2% e 5%, conforme a legislação local e o tipo de serviço prestado.

A Reforma Tributária sobre o Consumo representa uma mudança estrutural com foco na simplificação e modernização do sistema tributário brasileiro. Um dos principais marcos é a criação do Imposto sobre Valor Adicionado (IVA), que incidirá sobre o consumo de bens e serviços, tributando apenas o valor agregado em cada etapa da cadeia produtiva. Isso elimina a cumulatividade e evita a chamada “cobrança em cascata”, comum no modelo atual.

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Dada sua abrangência, a Reforma Tributária impacta profundamente o setor de distribuição, que desempenha papel estratégico na cadeia de suprimentos ao conectar produtores, varejistas e consumidores.  De acordo com o artigo 4º da referida norma , Contribuição sobre Bens e Serviços(CBS) e Imposto sobre Bens e Serviços (IBS)  passam a incidir sobre todas as operações onerosas envolvendo bens e serviços. Para o setor de distribuição, isso significa que praticamente todas as etapas do processo comercial,  desde a compra de mercadorias junto a fabricantes até a revenda para varejistas ou consumidores finais estarão sujeitas a essa tributação.

Além disso, a legislação amplia a a incidência para operações não onerosas em algumas situações específicas muito comuns no dia a dia dos distribuidores, tais como:

Essa ampliação traz a necessidade de um controle rigoroso dessas operações para evitar surpresas tributárias, já que elas passam a gerar obrigações acessórias e incidência fiscal. O conceito de “operação com bens”, descrito no artigo 3º também é bastante abrangente e inclui:

• Bens móveis (produtos que o distribuidor compra e vende no seu estoque);
• Bens materiais e imateriais, incluindo direitos, por exemplo, licenças, franquias ou concessões ligadas à distribuição;

• Operações envolvendo ativo não circulante (bens que fazem parte do patrimônio da empresa, como máquinas, veículos e equipamentos). A venda ou alienação desses bens, mesmo que esporádica, será tributada, o que exige atenção na gestão contábil e fiscal.

Para o setor de distribuição, esse aspecto é importante pois muitas vezes há a venda eventual de equipamentos usados, veículos da frota, ou mesmo imóveis comerciais que precisam ser escriturados e tributados conforme essa sistemática.

A nova sistemática amplia significativamente o campo de incidência do IBS e da CBS no setor de distribuição, alcançando não apenas as vendas tradicionais, mas também operações atípicas e administrativas, exigindo uma adaptação profunda na gestão fiscal, financeira e operacional das empresas do segmento.

Nos termos do artigo 2º da Lei Complementar nº 214/2025, os novos tributos são estruturados com base no princípio da neutralidade tributária, ou seja, têm por objetivo não interferir nas decisões econômicas dos agentes de mercado. Isso significa que o sistema foi desenhado para evitar que a carga tributária influencie a escolha de fornecedores, a forma de organização da cadeia ou a decisão entre produzir internamente ou terceirizar.

Essa neutralidade se conecta diretamente ao princípio da não cumulatividade, regulamentado entre os artigos 47 e 56 da LCP nº 214/2025. Esse princípio garante que os tributos pagos nas etapas anteriores possam ser creditados nas operações seguintes, assegurando que o imposto incida apenas sobre o valor agregado em cada fase da cadeia.

Para o setor de distribuição, essa mudança é especialmente relevante, pois permite a recuperação de créditos ao longo de praticamente toda a estrutura operacional, desde que os insumos e serviços estejam vinculados à atividade econômica da empresa. Destacam-se entre os principais itens passíveis de crédito:

A nova sistemática amplia o escopo de aproveitamento de créditos em comparação ao modelo atual (ICMS/PIS/COFINS), eliminando restrições setoriais e condições específicas para crédito que antes geravam distorções e contenciosos.

No entanto, para garantir esse direito ao crédito, a legislação exige rastreabilidade e documentação fiscal regular o que exige controles contábeis mais rigorosos e bem integrados, gestão documental eficiente das notas fiscais e contratos, classificação correta das operações e a extinção do débito dos tributos de forma que os créditos passam a ser condicionados ao pagamento.

No setor de distribuição, onde há grande volume de movimentação de mercadorias, contratação de terceiros e uso intensivo de logística, a correta apuração de créditos pode representar um diferencial competitivo importante, influenciando diretamente na margem operacional.

A creditamento amplo permite que empresas abatam integralmente os tributos pagos em qualquer etapa da cadeia produtiva, independentemente do tipo de insumo ou sua aplicação, o que elimina restrições existentes no aproveitamento de créditos (como ocorre hoje com o ICMS e PIS/Cofins), reduz a cumulatividade e evita distorções na formação de preços. Como efeito, incentiva investimentos, aumenta a competitividade e promove maior neutralidade tributária.

Abaixo exemplo do crédito de CBS e IBS que poderá ser aproveitado em despesas como serviços tomados, materiais de uso e consumo, energia elétrica e internet não vinculados à produção, mas que atualmente não geram crédito para os tributos vigentes.

A migração do modelo atual de tributação baseado em ICMS, PIS e COFINS para o novo sistema de IBS e CBS impõe desafios significativos para o setor de distribuição, especialmente no que diz respeito à gestão e controle de estoques existentes no início da transição.

De acordo com os artigos 359 a 365 da Lei Complementar nº 214/2025, as empresas que possuírem estoques de mercadorias adquiridas sob o regime anterior e que geraram créditos de ICMS, PIS e COFINS deverão realizar levantamentos detalhados desses estoques, para viabilizar a compensação proporcional desses créditos durante o período de transição.

Pontos críticos para o setor de distribuição:

 Inventário técnico e fiscal obrigatório: Será exigido um inventário completo, com data-base definida pela legislação complementar, contendo a identificação dos itens, quantidades, valores de aquisição, datas de entrada e os respectivos créditos fiscais apropriados. Para distribuidoras com alto giro de produtos, como as que atuam nos segmentos de alimentos, bebidas, higiene ou medicamentos, essa exigência demandará integração fina entre sistemas contábeis, fiscais e de estoque.

Documentação comprobatória: A empresa deverá manter toda a documentação fiscal que comprove a origem dos créditos apropriados, incluindo notas fiscais de entrada, registros de apuração e arquivos digitais. A ausência de comprovação poderá inviabilizar o aproveitamento do crédito residual durante a transição

Regime de aproveitamento proporcional: A legislação prevê que esses créditos serão recuperados ao longo de um prazo de transição  estimado em até oito anos com base em critérios proporcionais e limitados. Isso afeta diretamente o fluxo de caixa das distribuidoras e exige planejamento financeiro de longo prazo para compensar esse crédito de forma eficaz.

Eliminação gradual da Substituição Tributária (ST), prevista na nova sistemática, também altera significativamente a estrutura de preços e contratos em vigor. Produtos que atualmente já possuem a carga tributária recolhida antecipadamente pelo fabricante ou importador (como bebidas alcoólicas, medicamentos, combustíveis, entre outros), passarão a ser tributados de forma plena na operação de venda do distribuidor, o que muda a lógica de formação de preços e pode aumentar o risco de inadimplência tributária na ponta da cadeia.

Exemplo: Uma distribuidora de bebidas que possui em estoque produtos adquiridos sob o regime de ICMS-ST,  ou seja, com o imposto já recolhido antecipadamente  terá que observar duas frentes simultâneas:

Essa nova realidade exige das distribuidoras uma gestão estratégica e integrada de estoques, tributação e formação de preços, para evitar perdas de margem, manter a competitividade e garantir conformidade fiscal.

A Lei Complementar nº 214/2025 amplia de forma significativa as hipóteses de responsabilidade tributária solidária, exigindo um novo patamar de controle, rastreabilidade e compliance fiscal por parte das empresas distribuidoras.

No contexto da distribuição, dada a complexidade logística, a multiplicidade de fornecedores e a alta frequência de movimentação de mercadorias, o distribuidor poderá ser solidariamente responsável pelo tributo não recolhido por seus fornecedores ou parceiros, mesmo quando não houver dolo direto. Isso torna necessária a realização de auditorias contínuas em fornecedores e transportadores, o monitoramento ativo dos documentos fiscais recebidos e emitidos, o fortalecimento dos controles sistêmicos e parametrizações fiscais nos sistemas, bem como o treinamento das equipes de recebimento, logística e faturamento para identificação de inconformidades.

O artigo 24 prevê que a responsabilidade pelo recolhimento do IBS e da CBS poderá ser atribuída a terceiros nas seguintes situações:

Além disso,  o artigo 22 dispõe que, quando um fornecedor não domiciliado no Brasil realizar vendas por meio de plataformas digitais, estas serão responsáveis pelo recolhimento do IBS e da CBS. Para o setor de distribuição, esse dispositivo impacta:

•  Distribuidores que atuam como marketplaces próprios ou operam via plataformas de terceiros;
•  Empresas que importam diretamente de fornecedores estrangeiros integrados a soluções digitais.

Se o distribuidor permitir que terceiros estrangeiros operem dentro de sua estrutura de e-commerce ou plataforma, poderá assumir a condição de contribuinte substituto, mesmo sem deter a posse física da mercadoria, caso não haja recolhimento devido. Para mitigar riscos, é essencial que haja:

•  Revisão dos contratos de parceria com marketplaces e plataformas;
•  Verificação das cláusulas de responsabilidade tributária e obrigações acessórias;-
•  Garantia de  que os sistemas sejam capazes de identificar se o fornecedor é domiciliado no exterior e de apurar os tributos de forma correta.

 Tributação no destino e otimização logística: Com a adoção da tributação no destino, o setor de distribuição terá incentivo para reavaliar sua malha logística e a localização de centros de distribuição. Distribuidores regionais poderão buscar eficiência fiscal ao parametrizar suas operações com as alíquotas específicas de seus estados e municípios, enquanto os operadores nacionais devem revisar o posicionamento geográfico de estoques para reduzir acúmulo de créditos e otimizar o aproveitamento tributário.

Eliminação da cumulatividade e maior transparência: O modelo de IVA dual elimina a cumulatividade e torna mais transparente a incidência tributária em cada etapa da cadeia. Isso tende a reduzir distorções na formação de preços e facilita o repasse de créditos ao longo das operações, beneficiando especialmente distribuidores que atuam como intermediários de alto volume e margem estreita.

Procedimento simplificado para pequenas operações:  Distribuidores com forte atuação no e-commerce e vendas fracionadas a pequenos varejistas poderão se beneficiar do procedimento simplificado previsto no art. 33, que flexibiliza obrigações em determinadas operações uma alternativa relevante frente ao split payment e ao aumento da carga administrativa.

A implementação da Lei Complementar nº 214/2025 traz importantes desafios para o setor de distribuição, que precisa se preparar para garantir conformidade, eficiência operacional e controle financeiro durante e após a transição.

 Especificação Individualizada dos Fornecimentos
O artigo 7º da LC 214/2025 estabelece a obrigatoriedade de que cada fornecimento seja especificado de forma individualizada e detalhada nas operações fiscais. Isso significa que não será mais possível agrupar diferentes produtos ou serviços em uma única de⇒scrição ou lançamento fiscal, especialmente quando estes estiverem sujeitos a alíquotas ou regimes tributários distintos.

Para o setor de distribuição, que frequentemente comercializa uma grande variedade de produtos desde itens farmacêuticos até alimentos e cosméticos essa exigência representa um desafio operacional significativo, de forma que os  sistemas de gestão deverão estar preparados para registrar e emitir documentos fiscais com a discriminação detalhada de cada item.

Além disso, tal  segmentação precisa refletir com precisão as diferentes alíquotas aplicáveis e as regras específicas para cada tipo de produto, evitando a aplicação incorreta da tributação, sendo que,  não observância pode levar a autuações fiscais, multas e questionamentos por parte das autoridades tributárias, além de complicações na escrituração e apuração dos tributos.

 Impacto do Split Payment no Fluxo de Caixa 
O novo mecanismo de split payment, pelo qual os tributos IBS e CBS serão retidos no momento do recebimento das vendas, representa uma mudança substancial para o fluxo financeiro das distribuidoras, visto que:

• Os valores retidos comprometem o capital de giro disponível para a empresa, exigindo um planejamento financeiro mais rigoroso;
• Será necessário rever os prazos de pagamento com fornecedores e clientes, além de reavaliar políticas internas para garantir liquidez suficiente durante os períodos de retenção tributária.

Local da Operação e Apuração da Alíquota 
Para distribuidoras com centros de distribuição espalhados em vários estados, a correta indicação do domicílio do adquirente será fundamental para aplicação da alíquota correta do IBS, que varia conforme o local de destino da mercadoria, sendo que, erros nesse apontamento podem resultar em desenquadramento fiscal, multas e necessidade de retificação de documentos fiscais. Nesse contexto, sistemas integrados e processos claros são essenciais para assegurar a correta apuração do tributo.

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